Outils :Vous avez un site web ? Un blog ?
 Technorati reactions rencontre |
La gestion des documents d'archives (ou records management) a pour objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format qu'il soit (analogique ou numérique).
Le terme records management est généralement traduit en français par « gestion des archives courantes et intermédiaires» ou « gestion des documents d’archives ». Cependant, l’usage du terme anglo-saxon, plus court et plus répandu, tend à s’imposer, entre autres pour les raisons exposées dans l’introduction française de la norme internationale correspondante sur le records management, ISO 15489:2001 :
« Le terme anglais « records » désigne les documents considérés dans leur dimension de preuve (et d’utilité dans le cadre de la conduite des activités de l’organisme émetteur), par opposition à « documents » (qui ne prend en compte que leur contenu informatif) et à « archives » (qui vise la portée historique). N’ayant pas en français d’équivalent strict, records est traduit ici par « documents d’archives » sauf lorsque le terme « documents » est suffisamment explicite dans le contexte, voire par « archives » lorsque le sens l’impose. » « Records » s'oppose en anglais à « draft » qui désigne les documents pas encore finalisés et approuvés par une autorité (brouillons, documents préparatoires). Le traduire par « enregistrement » comme cela se fait souvent en France est donc une erreur. A noter : la définition du "document d'archives" en France comprend les différentes acceptions que l'usage du terme "records" prétend opposer à archives et à documents (cf. infra).
La gestion des documents d’archives est « le domaine de la gestion qui est chargé de contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la maintenance, l'utilisation et la mise à disposition des documents, incluant les processus de saisie de l'information et de preuve sur les affaires et les transactions ». Elle consiste à identifier, classer, archiver, préserver, et quelquefois détruire des documents dotés d'une certaine valeur juridique. Son objectif est d’organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier son activité, dans un objectif de traçabilité, d’intégrité, de sécurité et de pérennité des informations mais également de respect des exigences légales.
L'ISO définit les documents d’archives comme l' «information créée, reçue, et maintenue comme preuve, par une organisation ou une personne, en cas de poursuites judiciaires, par obligation légale ou à des fins de conduite des affaires». Le Committee on Electronic Records du Conseil international des archives définit les documents d’archives comme « un élément spécifique d'information enregistrée, engendrée, collectée ou reçue lors de l'initiation, la conduite ou l'accomplissement d'une activité et qui comprend un contenu, un contexte, et une structure suffisants, pour fournir la preuve ou la mise en évidence de cette activité ». Alors que le document d’archives est souvent identifié au document sous sa forme traditionnelle, il peut être aussi bien un objet tangible qu'une information numérique qui a une valeur pour une organisation. Par exemple, les documents bureautiques , le contenu des bases de données ou des sites Internet ou Intranet, les données des applications et les courriels sont tous des documents d’archives.
Les « documents d’archives » se caractérisent par :
Leur cycle de vie peut être décrit ainsi :
La gestion des documents d’archives a été organisée aux États-Unis après la Seconde Guerre mondiale, autour de la théorie des trois âges des archives (courantes, intermédiaires, définitives). Celle-ci sera reprise par l’archiviste français Yves Pérotin dans les années 1960.
L’objectif est de garantir l’existence et l’accessibilité des documents, leur authenticité, leur fiabilité et leur intégrité, et de permettre qu’ils soient exploitables.
Souvent, un système de gestion des archives aide au classement et à la gestion quotidienne des documents d'archives au cours de leur cycle de vie. Un tel système peut être basé sur du papier (par exemple des fiches sont utilisées dans les bibliothèques) ou sur un système informatique comme une application de gestion des archives électroniques. Les principales fonctions de ce système sont :
Selon la norme ISO 15489:2001 « Records Management » publiée en octobre 2001, la gestion des documents d’archives inclut :
La norme ISO est complétée par le MoReq, Model Requirements for the Management of Electronic Records ou Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique, diffusé en anglais en 2002 et traduit en français en 2004.
La norme ISO 15489 est également complétée par deux normes complémentaires :
Gérer physiquement des documents d’archives implique une grande variété de disciplines. Les documents, quels qu'ils soient, doivent être classés et indexés : c'est une nécessité matérielle de base. Leur maîtrise intellectuelle, par ailleurs, demande des compétences en droit, en histoire, en ingénierie et la coordination d'expertises diverses.
Les principes généraux de la gestion des documents d’archives s’appliquent à tous les formats de documents. Cependant, les documents numériques soulèvent des problèmes particuliers. Il est plus difficile d’assurer que le contenu, le contexte et la structure des documents sont préservés et protégés lorsque les documents n’ont pas d’existence physique.
Contrairement aux documents d’archives papier, les documents numériques ne peuvent pas être lus sans un ordinateur ou une autre machine. Des critères fonctionnels concernant les systèmes informatiques qui peuvent être utilisés pour gérer les documents d’archives numériques ont été émis par le Département de la Défense des Etats-Unis (DoD 5015.2), par les Archives nationales britanniques[1] et par l’Union européenne par le biais du Moreq.
Des questions se posent sur la capacité de conserver, de rendre toujours accessibles et lisibles les documents numériques à long terme. Pour être lus, les documents d’archives numériques requièrent la combinaison d’une version de logiciel et d’un système informatique ; le risque venant de la vitesse à laquelle les technologies changent. De nombreuses recherches sont entreprises pour aborder ce problème.
À compter de 2005 et du fait de réglementations plus exigeantes, l’intérêt des entreprises pour la gestion des documents d’archives est allé croissant. Alors que les gouvernements ou les professions juridiques et médicales ont une pratique historique de l'organisation des documents d’archives, la tenue d’archives dans les entreprises est peu standardisée. De plus, des scandales tels que celui de l’Enron Corporation / Arthur Andersen , et plus récemment les destructions de documents d’archives chez Morgan Stanley ont renouvelé l’intérêt porté à l'utilité juridique des documents d’archives de l’entreprise et à la prévention des contentieux. Les lois comme la loi Sarbanes-Oxley aux États-Unis ont incité à normaliser les pratiques de gestion des documents d’archives au sein des entreprises. Les échanges ont été nombreux entre les gestionnaires de documents et les informaticiens dans les années 1990 pour mieux répondre aux exigences légales et mieux anticiper les risques.
Vie privée, protection des données et vol d’identités sont devenus des centres d’intérêt pour les gestionnaires de documents d’archives. Leur rôle d’aide à la protection des documents d’archives en entreprise les a souvent amenés à porter attention à ces problèmes. Le besoin de garantir que des données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps qu'il n'est permis a rendu indispensable l'établissement de calendriers de conservation indiquant les durées au terme desquelles les documents d'archives peuvent ou doivent être détruits.
En France, le droit de la preuve a été adapté par la loi 2000-230 du 13 mars 2000, et son décret d'application (voir droit de la preuve dans les technologies de l'information en France).
Un système de gestion de documents d’archives est un programme informatique (ou un ensemble de programmes) utilisé pour suivre et stocker les documents. Ce terme diffère de ceux de systèmes de gestion d’images et de documents, spécialisés respectivement dans la prise d’images et dans la gestion de documents. Les systèmes de gestion de documents d’archives proposent communément un haut niveau de sécurité et des fonctionnalités d’audit ajustées aux besoins des gestionnaires de documents d’archives.
Des entreprises se sont spécialisées dans le stockage de documents d’archives sur papier ou sous forme électronique. Elles proposent un stockage dense et sécurisé pour les documents d’archives sur papier et peuvent fournir des conditions climatiques particulières pour le stockage des supports sensibles autres que le papier.
Textes de référence
La norme ISO 15489
Moreq
Formation
Canada
Ressources en ligne
France
Pays anglosaxons
