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Amtlich ist ein Wappen, wenn dieses Wappen von einer Gemeinde oder einer anderen Körperschaft des öffentlichen Rechts in der gegebenen konkreten Form geführt wird.
Die Frage ist, wann die grafische Umsetzung einer Blasonierung (Wappenbeschreibung) zum Wappen wird. Oftmals lassen die Blasonierungen einen weiten Gestaltungsraum. Ein "springendes silbernes Pferd auf rotem Grund" zum Beispiel lässt unendlich viele Varianten zu. Aber nur eines ist das Wappen Niedersachsens (siehe Sachsenross).
Entscheidend für die Annahme eines amtlichen Wappens ist somit nicht nur der formale Beschluss, sondern auch die tatsächliche Verwendung des Wappens durch die Körperschaft, Anstalt oder Stiftung öffentlichen Rechts, also das Führen. Somit können verschiedene Varianten amtlich sein. Urheberrechtlich sind auch größere Abweichungen vom Original in privater Nutzung zwingend neue Werke mit eigenem Urheberrecht.
Namensrechtlich erfolgt die Abgrenzung dagegen negativ: Jedes verwendete Werk, das geeignet ist, eine Verwechslung mit dem amtlichen Wappen herbeizuführen, fällt unter namensrechtliche Abwehrrechte der öffentlichen Körperschaft aus § 12 BGB. Dabei ist immer auf den Unterschied einer schlichten Darstellung dieses Werkes und der Verwendung im Sinne des Führens abzuheben. Während die Darstellung unabhängig vom urheberrechtlichen Status des Wappens zulässig bleibt, ist das Führen stets rechtswidrig.
Amtliche Wappen sind als amtliche Werke stets nach § 5 Abs. 1 UrhG gemeinfrei. Sie können auch nicht markenrechtlich geschützt werden (§ 8 Abs. 2 Nr. 8 MarkenG). Der unbefugte Gebrauch von Bundes- und Landeswappen ist nach § 124 OWiG verboten. Für kommunale Wappen ist ein entsprechender Schutz meist landesrechtlich vorgesehen (für Baden-Württemberg: § 8 Abs. 1 Nr. 1 LOWiG).
Da es keine gesetzliche Vermutung zugunsten eines ausschließlichen Nutzungsrechts der wappenführenden Gebietskörperschaft gibt, Wappenentwerfer meistens nicht in einem Arbeitsverhältnis zu dieser stehen und bei unbekannter Nutzungsart (§ 31 Abs. 4 UrhG) die Online-Rechte von zwischen 1966 und etwa 1995 geschaffenen Wappen nach gegenwärtiger Rechtslage beim Urheber liegen, kann nur die Gemeinfreiheit verhindern, dass der Wappenentwerfer Mitsprache bei der Nutzung hat. Die Problematik wurde bereits in einem Gerichtsverfahren 1932/1933 thematisiert. Das OLG Karlsruhe wies am 18. Oktober 1933 die Klage eines Grafikers, der das badische Staatswappen entworfen hatte, zurück. In der Berufungsbegründung hieß es: "Nach dem Urteil des Landgerichts soll die Reichsdruckerei nicht einmal das Wappen des badischen Staates abdrucken dürfen und einem Privatmann das Urheberrecht am badischen Staatswappen zustehen und der badische Staat nur eine Lizenz an seinem eigenen Wappen haben. Eine solche Ansicht ist unerträglich" [1].
Häufig sind Wappen bereits als traditionelle Gestaltungen oder aufgrund mangelnder Schöpfungshöhe gemeinfrei. So setzt sich etwa das Wappen der Gemeinde Eckartshausen aus zwei vorvorhandenen Motiven zusammen, dem Fränkischen Rechen und den zwei schwarzen Balken des Wappen der Grafschaft Isenburg. Beiden verwendeten Motivteilen mangelt es bereits an der ausreichenden Schöpfungshöhe.
In Deutschland führt der Bund und jedes Bundesland ein Amtliches Wappen. Die anderen Gebietskörperschaften in Deutschland führen in der überwiegenden Anzahl ein Amtliches Wappen.
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