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Das Inventar sichert gegenüber dem Unternehmen, eventuellen Geldgebern und Finanzbehörden, dass die in der Bilanz enthaltenen Informationen der Wahrheit entsprechen. Das Inventar bildet die Grundlagen eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses. Es ist ein genaues und ausführliches Bestandsverzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens.
Das Inventar ist gem. § 240 Abs. 1 HGB von jedem Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres sowie bei Geschäftsaufgabe aufzustellen. Der Begriff stammt von dem im 15./16. Jahrhundert gebräuchlichen, lateinischen Wort inventarium (juristisches Fachwort) ab.
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Der Vorgang der Bestandsermittlung, der zur Aufstellung des Inventars führt, ist die Inventur. Sie wird grundsätzlich als körperliche Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen, Schätzen oder Wiegen durchgeführt. Nur wenn dies nicht möglich ist (z.B. bei Grundstücksbeständen, Grundpfandrechten, Darlehen), werden buchhalterische Unterlagen herangezogen. Bei der körperlichen Inventur werden vier Verfahren unterschieden, wobei die gewählte Inventur-Methode auch Einfluss auf die Form des Inventars haben kann:
Die Werte der verlegten und der permanenten Inventur werden in einem sogenannten „besonderen Inventar“ (§ 241 HGB) festgehalten. Sie brauchen in das Inventar für den Jahresabschluss nicht erneut aufgenommen zu werden.
Das Inventar weist alle Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert einzeln aus und summiert die Einzelposten. Diese Summen sind maßgeblich für die Werte der Bilanzposten. Das Inventar ist also eine ausführliche, die Bilanz eine kurzgefasste und überschaubare Darstellung der Vermögenswerte und Schulden. Inventare unterliegen ebenso wie Bilanzen und andere Geschäftsunterlagen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren zum Ende des Geschäftsjahres.
Das Inventar besteht aus drei Teilen: dem Vermögen, den Schulden und dem Eigenkapital oder Reinvermögen.
Die konkrete Gliederung eines Inventars ist von den Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens abhängig. Nachfolgend eine gängige Gliederung des Inventars in einem Industriebetrieb:
Im Rechnungswesen der Sozialversicherungsträger, insbesondere der gesetzlichen Krankenversicherung erfolgt die Anordnung umgekehrt; das Vermögen wird nach sinkender Liquidität und die Schulden werden nach sinkender Fälligkeit sortiert.
Da das Inventar das Eigenkapital ausweist, lässt sich aus dem Vergleich der Inventare zweier nachfolgender Geschäftsjahre, unter Berücksichtigung der Privateinlagen und Privatentnahmen der Eigentümer, der Gewinn (oder Verlust) des Unternehmens ermitteln. Diese Art der Gewinnermittlung entspricht dem Betriebsvermögensvergleich nach § 4 [1] EStG.
