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Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, die dokumentierten Objekte gezielt auffindbar zu machen. Bei den Objekten handelt es sich in der Regel um Dokumente mit einem Informationsgehalt, der mit Hilfe der Dokumentation systematisch verwertet werden soll. Dokumente können in diesem Sinne Fachbücher, Zeitschriftenartikel oder sonstige Druckschriften sein, aber auch Bilder, Filme, Tondokumente und ähnliches. Auch wissenschaftlich erhobene Daten können im Sinne einer Dokumentation behandelt werden.
Die Erschließung von Informationen ist eine der wesentlichen Aufgaben von Bibliotheken und anderen Dokumentationseinrichtungen. Die Beschreibung und Verzeichnung bibliographischer und archivalischer Ressourcen geschieht u.a. durch Katalogisierung, d.h. die Aufnahme von Dokumentationseinheiten in einen Katalog. Dies geschieht in der Regel unter Berücksichtigung von Regelwerken (z. B. RAK oder AACR) und mit Hilfe von Dokumentationssprachen und anderen kontrollierten Vokabularien. Daneben kommen immer häufiger automatische Verfahren des Information Retrieval zum Einsatz.
Die durch Dokumentation ermittelten Angaben über ein Objekt bezeichnet man als Metadaten.
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In der Bibliotheks- und Dokumentationswissenschaft wird häufig zwischen Formalerschließung und Sacherschließung unterschieden. Während sich die Formalerschließung auf die (objektiven) formalen Kriterien eines Objektes beschränkt, geht die Sacherschließung auf dessen Inhalt ein.
Zur Zeit der Zettelkataloge wurde zwischen Alphabetischer Katalogisierung und Systematischer Katalogisierung unterschieden. Diese Unterscheidung ist mit Einführung von Datenbanken nicht mehr notwendig.
Dokumentation bedeutet in den Bereichen Projektmanagement und Softwareentwicklung, sämtliche Schritte und Maßnahmen zu dokumentieren. Ziele: Nachvollziehbarkeit und Lerneffekte.
In Printmedien, Filmen und Rundfunk wird mit Dokumentation ein journalistisch aufbereiteter Bericht bezeichnet, der mithilfe von Quellen und Zeugnissen Anspruch auf Nichtfiktionalität, auf Bezug zur realen Welt, erhebt. In Dokumentarfilmen und Radio-Features kommt es zu einer Mischung von erklärenden und erzählenden Elementen. Dabei sind Übergänge in zwei Richtungen möglich. Zum Einen tendieren die dokumentarischen Genres zum ästhetisch-künstlerischen Bereich, weg vom reinen Lehrfilm bzw. Schulfunk. Zum Anderen gibt es auch einen Übergang zum Unterhaltungsbereich, wobei ebenfalls die Grenzen zur Fiktionalität überschritten werden („Doku-Soap“).
Einige Qualitätsmerkmale von Dokumentation sind: Vollständigkeit, Übersichtlichkeit, Verständlichkeit, Strukturiertheit, Korrektheit, Editierbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Integrität/Authentizität (z. B. Änderungshistorie), Objektivität
Eine Dokumentation enthält - neben dem eigentlichen Inhalt - folgende Informationen:
Ein grundsätzliches Problem der Dokumentation ist, dass sie sehr kostspielig werden kann und sich erst nach einer Vorlaufzeit wirtschaftlich auszahlt, weshalb viele Unternehmen auf eine eigene Dokumentationsabteilung verzichten.
Bei "Tonaufnahmen nur zur Dokumentation" greift man daher auf preisgünstigste Mittel zurück; auch der Ausführende wird danach ausgesucht. Das führt zwangsläufig zu wenig zufriedenstellenden Ergebnissen.
