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Ein Dienstsiegel ist ein Symbol eines Amtes, mit dem Dokumente rechtsverbindlich gekennzeichnet werden. Diese Siegelung hat unterschiedliche Zielsetzungen wie beispielsweise die Versiegelung oder die Kennzeichnung des Ausstellers über dessen Authentizität.
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Während Dienstsiegel zunächst nur dazu dienten, Schriftstücke als Konvolut zusammenzuhalten, diente es später auch als Bestätigung für eine Aussage und vor allem für die Echtheit eines Dokumentes (Beurkundung, Beglaubigung) – vgl. dazu auch § 415 ZPO. Anfänglich waren Dienstsiegel auch mit eingearbeiteten Bändseln versehen. Dienstsiegel haben eine sehr lange Geschichte. Sie wurden zunächst in der Antike von Herrschern und im Laufe der Zeit von den Amtskirchen verwendet, bis sich (zusätzlich) ein eigener Behördenapparat herauskristallisierte.
Häufigste Formen sind Dienstsiegel als Prägesiegel oder als Stempelabdrucke. Dienstsiegel bilden immer ein Symbol – meistens Hoheitszeichen (Amtliches Wappen) – ab:
Bundesbehörden führen das Bundeswappen, Landesbehörden führen ihre Landeswappen (z. B. Notare), Kommunalbehörden ihre kommunalen Wappen, Amtskirchen führen ihre kirchlichen Wappen. Siegelstempel enthalten eine Zahl oder ein anderes Beizeichen (Buchstabe, Strich, Punkt, Motivaussparung), welches der Identifikation des Stempels dient. Da in einer Dienststelle meist mehrere Siegelstempel mit dem gleichen Abdruck (eben dem Dienstsiegel der Behörde) vorhanden sind, wird jeder einzelne Siegelstempel mit einem individuellen Unterscheidungszeichen versehen. In der Regel ist dies eine Nummer. Damit kann nachvollzogen werden, wer hier gesiegelt hat, und dadurch Missbrauch verhindert. Bei Verlust wird dann nur dieser Siegelstempel für ungültig erklärt.
Auf vielen Banknoten der Welt befinden sich Dienstsiegel als Ausdruck deren Authentizität (und somit Gültigkeit als Zahlungsmittel); der Euro trägt jedoch kein Dienstsiegel, sondern die Europaflagge. Fast jedes amtliche Schriftstück mit Außenwirkung wie Korrespondenzen, Ausweise, Bescheinigungen, Urkunden, Vertragswerke usw. enthalten ein Dienstsiegel.
Die Dienstsiegel sagen in manchen Fällen auch etwas über den Zustand einer Besitzübereignung aus, und zwar die Richtigkeit einer Übereignung; Beispiele hierfür sind die Siegelmarke der Polizei oder das Pfandsiegel der Justiz.
Bei manchen mehrseitigen (notariellen) Urkunden oder Vertragswerken dient das Dienstsiegel auch dazu, ein Gefüge von mehreren Seiten dauerhaft miteinander zu verbinden (damit Missbrauch verhindert wird). Hierbei wird die linke obere Ecke aller Blätter eines Gehefts gefächert, umgeknickt und auf der Rückseite gesiegelt. Viele Bescheide tragen heute ein digitalisiertes Dienstsiegel.
Das wohl bekannteste Dienstsiegel ist das Pfandsiegel – umgangssprachlich „Kuckuck“ genannt – (nach dem in Preußen darauf abgebildeten Adler, der als Kuckuck verballhornt wird). Eine weitere bekannte Siegelung ist die Steuerbanderole bei Tabakwaren mit den Bundesadler. Diese Beispiele geben die Funktion eines Dienstsiegels als Verschluss wieder.
Es gibt grundsätzlich fünf verschiedene Formen von Dienstsiegeln:
Die meisten Dienstsiegel sind Stempelabdrücke. Geprägte Dienstsiegel sind heute nur bei besonders wichtigen Dokumenten üblich, z. B. Vertragswerke in der Diplomatie, Ernennungs- und Verleihungsurkunden oder notarielle Beglaubigungen.
Dienstsiegel in Stempelform sind zum Teil in zwei verschiedenen Größen existent: Als „kleines“ oder als „großes“ Dienstsiegel. Die kleinen Dienstsiegel werden meist auf amtlichen Ausweisen angebracht.
Das Beschädigen, Ablösen oder Unkenntlichmachen eines Dienstsiegels, das zur Versiegelung dient, ist als Siegelbruch nach § 136 StGB unter Strafe gestellt. Die missbräuchliche Verwendung kann ein Vergehen der Urkundenfälschung nach § 267 StGB sowie eine Amtsanmaßung nach § 132 StGB darstellen. Das Kraftfahrzeug-Kennzeichen und das Siegel (als Ausdruck für die Zulassung des Fahrzeuges zum öffentlichen Straßenverkehr) stellen eine „zusammengesetzte Urkunde“ dar. Wer also das Siegel auf ein anderes Kennzeichen anbringt, kann tateinheitlich auch eine Urkundenfälschung begehen (vgl. Kennzeichenmissbrauch).
 Verschlusssiegel (Aufkleber): Großes Dienstsiegel der Bayerischen Landespolizei |
 Dienstsiegel zur Kennzeichnung der erfolgten Zulassung eines Fahrzeuges zum Straßenverkehr (Aufkleber) für Kfz-Kennzeichen-Schilder (Coburg) |
 Plakette des Hohenlohekreises auf einem Kfz-Kennzeichen |
 Stempelabdruck (Rundstempel) des Bundesministeriums für Raumordnung, Bauwesen und Städtebau) |
 Gedrucktes Dienstsiegel der Reichsbank auf einer Banknote (Deutschland) |
 Gedrucktes Dienstsiegel der Bundesfinanzverwaltung (Deutschland) |
 Stempelabdruck: Kleines Dienstsiegel der Bundespolizei |
 Dienstsiegel des Großherzogtums Baden |
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